Teknik Membuka dan Menutup Presentasi
oleh: Frans Budi Santika
PENTINGNYA BAGIAN PEMBUKAAN & PENUTUPAN PRESENTASI
Bagian Pembukaan dan Penutupan dari sebuah presentasi adalah bagian yang sangat penting dan crucial. Jika diumpamakan dalam dunia penerbangan, Pembukaan dan Penutupan presentasi bagaikan momentum take-off dan landing sebuah pesawat. Kedua aktivitas ini perlu mendapat perhatian serius. Sama sekali tidak boleh terjadi kesalahan sekecil apapun di kedua tahapan ini. Karena resikonya sangat besar.
Dalam presentasi, kalimat pembukaan seorang Pembicara menentukan persepsi audiens tentang kapabilitasnya. Keliru berbicara di bagian pembukaan, atmosfer dan intensitas presentasi menjadi lemah. Begitu juga untuk bagian penutup. Kalimat penutup sang Pembicara memberikan arah dan petunjuk bahwa proses pembelajaran telah berakhir (untuk sementara) dan sekaligus menentukan apakah audiens mau menindaklanjuti apa yang telah diberikan oleh Pembicara. Tanpa kalimat penutupan yang baik, presentasi terasa mengambang dan seakan tidak bermanfaat.
Dalam training Maximum Presentation tingkat intermediate, saya selalu menganjurkan kepada para peserta bahwa mereka jangan pernah berusaha menghafal materi presentasi. Karena beresiko lupa! Tetapi khusus untuk bagian Pembukaan dan Penutup, saya menganjurkan mereka benar-benar menguasai dan menghafal kata demi kata sedemikian rupa sehingga tidak ada kekeliruan dalam pengucapan atau memberikan jeda yang tidak perlu hanya karena ingin berpikir pada kedua bagian itu.
Pada tingkat advanced, saya lebih berfokus pada strategi: bagaimana cara agar momen pembukaan sungguh dapat menghantar audiens siap secara fisik, emosional dan mental untuk menerima materi, dan pada momen penutup audiens sungguh merasakan manfaat dari proses presentasi yang mereka ikuti sehingga memotivasi mereka untuk do something yang sesuai dengan harapan Pembicara.
Untuk tujuan tersebut, saya menggunakan teknik NLP dan hypnosis yang diajarkan oleh Licensed Trainer NLP yang menurut saya terbaik di Indonesia, Ronny F. Ronodirjo. Bagaimana persisnya, mari kita ikuti di bawah ini:
A. ELEMEN BAGIAN PEMBUKAAN
1. Greeting & Pacing
a. Greeting disampaikan secara formal maupun informal, sesuai dengan konteks acara.
b. Pacing bertujuan untuk membangun persetujuan dan penerimaan audiens sejak awal dengan memberikan statement yang tepat dan gesture yang sesuai. Pacing ‘bermain’ di level unconscious audiens. Caranya:
• Pacing Statement : Stating on-going realities
– Observable Behavior (perilaku yang teramati)
– Ongoing truth (Waktu, Situasi)
– Universal truth
– Upcoming truth
• Fisiologi: Smile, Open, Mirroring state
Efek dari Pacing
– Audiens ‘nyambung’ dengan Pembicara
– Audiens pada kondisi nyaman dan terbuka pada Pembicara
2. Apresiasi
Apresiasi bertujuan untuk membangun dan meningkatkan iklim positif dan penerimaan dari audiens. Contoh Apresiasi melalui teknik NLP (reframing):
– Kehadiran anda disini menunjukkan arti……..
– Keberadaan kita disini bermakna bahwa…….
Hindari apresiasi yang terlalu hiperbolis karena memancing kesan tidak tulus
3. Perkenalan
Perkenalan paling baik dan nyaman jika dilakukan oleh orang lain, misalnya Moderator atau MC. Namun jika terpaksa dilakukan oleh diri sendiri, maka lakukanlah secara professional dan sampaikan dalam gaya bercerita, sehingga terhindar dari kesan sombong.
4. Setting kondisi ideal
Audiens datang dengan berbagai beban pikiran dan perasaan. Untuk membuat mereka meninggalkan itu semua, perlulah digunakan ice-breaking yang sekaligus dapat membangkitkan efek nyaman dan antusias
5. Endorse topik yang hendak disampaikan
Agar audiens lebih termotivasi untuk mendengarkan sajian Pembicara, pancinglah rasa ingin tahu mereka melalui beberapa cara ini:
a. Mengajukan pertanyaan yang dijawab dengan singkat
b. Memberikan contoh kasus
c. Memulai dengan kisah / humor yang relevan
d. Mengajukan pertanyaan problematik
e. Menggunakan aktifitas : game / kuis
TANDA-TANDA PEMBUKAAN YANG BERHASIL
1. Audiens terlihat tertarik, senang dan bersemangat
2. Humor muncul spontan
3. Audiens senang berpartisipasi
4. Interaksi positif yang tinggi
5. Munculnya tanda-tanda affirmative dari peserta :
– Anggukan kepala
– Senyum
– Badan condong kemuka
B. ELEMEN BAGIAN PENUTUPAN
1. Jika ada sesi khusus Tanya-Jawab, lakukan persis setelah sesi tersebut selesai.
2. Rangkum materi dengan suatu ‘benang merah’ (connection)
3. Buatkan cara mudah untuk mengingat (retention)
– Cue Card, mind map, jembatan keledai, anchor
4. Lakukan future pacing (dorong melakukan/praktek)
– Simple Future Pacing
– Neurological Level
– Gerakkan perubahan dengan Dicken Process
KESALAHAN DALAM MELAKUKAN CLOSING
– Hanya sekedar menutup saja
– Diabaikan dan tidak dirancang serius
– Dilakukan secara terburu-buru
– Tidak dimanfaatkan untuk memotivasi peserta agar mau mempraktekkan.
*******